Nem todas as pessoas sabem a forma certa e mais prática de usar uma agenda e melhorar sua rotina diária. As agendas são um instrumento de gestão de tempo, mas quando mal usada, pode fazer com que o indivíduo perca mais tempo do que ganha na sua rotina. Veja 10 dicas para melhorar a sua prática com a sua agenda e seja ainda mais produtivo!
1) Planeje seus compromissos antecedência
Quanto mais tempo uma pessoa tem, mais condições de se planejar ela possui. Desta forma, sempre que possível, utilize o tempo ao seu favor. No dia anterior, coloque as tarefas que já tem conhecimento na sua agenda e verifique outros compromissos anotados. Isso facilitará muito a sua rotina.
2) Repasse seus compromissos três vezes ao dia
É indicado que você repasse seus compromissos no início do expediente de trabalho ou no início do seu dia e confira novamente ao longo do dia para melhorar sua rotina – muitas pessoas preferem verificar após o almoço ou no meio do expediente. Ao final do dia, verifique novamente para não deixar nenhuma tarefa para trás.
3) Utilize cores diferentes
Uma dica é utilizar diferentes cores para tipos diferentes de tarefas – por exemplo, azul para as tarefas pessoais, verde para as profissionais, roxo para os compromissos fixos, etc. Isso ajuda a memorizar e a ter perspectiva de prioridades. Você pode usar cores ainda para tarefas concluídas, a delegar e a priorizar, por exemplo.
4) Crie categorias
Assim como criar tarefas por cores, você pode criar por categorias. Basta, para isso, incluir um símbolo ou identificá-la com um termo no início da demanda, como, por exemplo, CASA ou FILHOS.
5) Anote sempre o status da tarefa
Coloque sempre o status da tarefa em destaque para que não se confunda: concluída, OK, ver depois, delegar, excluída, etc. Desta forma, você consegue priorizar o que realmente é importante e o que precisa ser feito.
6) Faça anotações pertinentes sempre que possível
Não confie em sua memória: faça anotações relevantes sobre as tarefas ou sobre qualquer assunto que pretende lembrar ao longo do expediente – seja em um cantinho da sua agenda ou com um post-it anexo.
7) Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje
Crie o hábito de não deixar para o dia seguinte o que você pode realizar ainda hoje. Amanhã você terá outras tarefas e poderá ficar sobrecarregado. Apenas postergue tarefas se necessário. Evite procrastinar!
8) Seja realista com a sua rotina
Não adianta criar milhares de tarefas para o dia se você só pode dar conta de uma ou duas. Coloque o seu melhor naquilo que puder fazer e seja realista. Quanto aos demais compromisso, reorganiza-se!
9) Delegue tarefas
Não centralize tarefas que você pode delegar e otimizar a agenda. Delegue responsabilidades aos seus funcionários e ajudantes, a outros colaboradores envolvidas na demanda, ao seu marido ou filhos e quem mais puder ajudar. Mas o que for apenas de sua responsabilidade, cumpra!
10) Escolha uma agenda assertiva
A escolha da agenda mais adequada faz toda a diferença na produtividade de uma pessoa. Se pretende utilizar uma agenda personalizada e se pretende distribui-la a toda a sua equipe e parceiros,